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PeB-Tool – eine Software zur Berechnung des Personalbedarfs

Auf der Basis definierter Prozesse ermöglicht das Tool Personalbedarfe zu berechnen. In der Grundversion sind die mit dem Bayerischen Landesjugendamt und dem Bayerischen Landkreistag im Modellprojekt entwickelten und in mehr als 60 bayerischen Jugendämtern evaluierten Werte als Vergleichsbasis hinterlegt.

Kunden, die mit IN/S/O ihre Prozesse aufgenommen und definiert haben, erhalten eine individualisierte Version, die die spezifischen Prozesse und systembezogenen Leistungen abbildet. Sie ermöglicht eine kontinuierliche Beobachtung, welcher  Personalbedarf besteht, um die definierte Qualität zu erbringen.

Eine Anpassung für Interessenten, die ihre Prozesse ohne unsere Beteiligung definiert haben, ist möglich. Hierzu erstellen wir Ihnen gerne ein spezifisches Angebot.

Vorab können Sie sich mit der unten stehenden Beschreibung der Version 1.1  einen ersten Eindruck verschaffen. Für Rückfragen stehen wir Ihnen per Mail info@in-s-o.de oder telefonisch unter 0221/92 0 42 42 1 zur Verfügung.

Das PeB-Tool wurde entwickelt, um auf der Basis von definierten Arbeitsprozessen Personalbedarfe zu berechnen. Die Software ist geeignet um den Personalbedarf für Aufgabenstellungen zu ermitteln, die in größerer Stückzahl in gleicher bzw. ähnlicher Weise auszuführen sind. Sie bildet aber auch die Aufgaben und deren Ressourcenbedarfe ab, die außerhalb wiederkehrender Prozesse im Laufe eines Jahres durch das Personal zu erledigen sind. Sie kann den verschiedenen organisatorischen Bedürfnissen angepasst werden. Voraussetzung für eine sinnvolle Nutzung ist, dass die Arbeitsprozesse definiert und mit den erforderlichen Arbeitszeiten hinterlegt sind.
Bei der Erarbeitung der Prozesse, die Ihnen auch zur Optimierung der Abläufe und zur Qualitätssicherung dienen, unterstützt Sie IN/S/O gerne. Wenn Sie Ihren organisatorischen Rahmen (Organisationseinheiten, Aufgaben, Anzahl der Fachkräfte und Stellen) und Ihr Anliegen kurz beschreiben (info@in-s-o.de), erhalten Sie kurzfristig ein unverbindliches Angebot. Oder Sie nehmen telefonisch Kontakt mit uns auf: 0221/92 0 42 42 1.

Beschreibung des PeB-Tools Version 1.1:

Die Version 1.1 orientiert sich am Handbuch des Bayerischen Landesjugendamtes „Personalbemessung der Jugendämter in Bayern“. (Das Handbuch mit den Beschreibungen der Kernprozesse und des Arbeitzeitmodells erhalten Sie für 10 € unter der Mailadresse: poststelle@zbfs-blja.bayern.de.)
Mit den folgenden drei Screenshots können Sie sich einen ersten Eindruck über die Funktionalitäten des Tools verschaffen.

Nach dem Start des Programms erscheint das Flowchart des ersten Kernprozesses. Jedes Flowchart hat im wesentlichen folgende Elemente:

  • Teilprozess 
  • Entscheidung
  • Ende
  • Weitervermittlung 
  • andere Kernprozesse

In das Zahlenfeld im abgerundeten, blauen Rechteck (Teilprozess) kann die Anzahl der erbrachten (bzw. zu erbingenden) Teilprozesse eingetragen werden.
In die Zahlenfelder auf den Verbindungslinien kann die prozentuelle Häufigkeit mit der die „Fälle“/Vorgänge vom Vorgänger-Element zum Nachfolger-Element wechseln eingetragen werden, so dass sich die Anzahl der Entscheidungen oder Teilprozesse im Nachfolger-Element errechnen.
Sofern Sie die genaue Anzahl der erbrachten Teilprozesse kennen, ist der prozentuale Verlauf entbehrlich und Sie tragen die absoluten Zahlen in die Zahlenfelder in den abgerundeten Rechtecken ein.

So bald ein Teilprozess angeklickt wird, verdunkelt sich dessen Rahmen und erscheint im linken Fensterteil eine Tabelle. Dort sind die Tätigkeiten des Teilprozesses mit Häufigkeit und Dauer hinterlegt. Beide Angaben können von Ihnen verändert werden. (Die Spalte „Handbuch“ gibt die im Handbuch des Bayerischen Landesjugendamtes hinterlegten Häufigkeiten und Zeiten als Vergleichswert wider.)
In den beiden unteren Zeilen der Tabelle wird die benötigte Arbeitszeit für einen Durchlauf des Teilprozesses angegeben und in Verbindung mit der eingetragenen Anzahl erbrachter Teilprozesse die benötigte Gesamtzeit (= Klientenzeit) ermittelt.

Die mittlere (blau unterlegte) Tabelle fasst die in den Teilprozessen ermittelten Arbeitszeitbedarfe für jeden Kernprozess als Klientenzeit zusammen. Sie werden automatisch aus den Kernprozessen hier hin übertragen.
Im linken Teil des Bildschirms werden jene Arbeitszeiten erfasst, die zu den fachlichen Aufgaben gehören, aber nicht für die eigenen Fälle aufgewendet werden. Soweit diese sich aus den Kernprozessen unmittelbar ergeben (z. B.: kollegiale Beratung) werden sie ebenfalls automatisch errechnet.

Die festen (unabhängig von der Anzahl der Beschäftigten) und flexiblen (abhängig von der Anzahl der eingesetzten Fachkräfte; sie fallen in gleicher Höhe auch für Teilzeitbeschäftig- te an) Systemzeiten müssen als Jahresarbeitszeitwerte hier eingetragen werden.
Unterhalb der mittleren Tabelle wird die Ausführungszeit (fachspezifische Gesamtarbeitszeit) als Summe von Klienten- und Systemzeiten sowie der Verteilzeit (für unvorhersehbare Ereignisse und persönliche Verrichtungen) errechnet.
In der rechten Tabelle werden die sogenannten Rüstzeiten erfasst. Sie sind aufgabenunabhängig und fallen für alle Beschäftigten eines Dienstherrn/Arbeitgebers an. Auch diese Werte müssen als Jahresarbeitzeitwerte eingetragen werden.
Ausführungs- und Rüstzeit ergeben dann die Auftragszeit. Darunter können Sie Ihre spezifische Netto-Jahresarbeitszeit eines Vollzeitbeschäftigten (also nach Abzug von Urlaub und durchschnittlicher Abwesenheit wegen Krankheit, Fortbildung etc.) eintragen. Dann errechnet das Tool die Anzahl der Vollzeitstellen, die für die Erbringung der Kernprozesse erforderlich sind.

Das Weiterverwenden der berechneten Daten ist durch einen Export der Auswertungstabellen als PDF-Datei möglich.