JaS Berichtswesen FAQ

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Sie können das FAQ auch als Word-Dokument herunterladen.


Allgemeine Frage

„Ich komme nicht auf die Website von JaS-Berichtswesen!“

  • Stellen Sie sicher, dass die Sicherheitseinstellung Ihres Servers die Website zulässt, wenden Sie sich hierzu an den für Sie zuständigen Administrator.

„Es sind nicht alle Funktionen innerhalb des Berichtswesens nutzbar!“

  • Ihr Internetbrowser muss Cookies und Java-Script zulassen, wenden Sie sich gegebenenfalls an Ihren Administrator.

„Ich kann mich nicht anmelden!“

  • Für die Anmeldung müssen Sie sich zunächst aktivieren. Klicken Sie hierzu den Button „Benutzer aktivieren“ an, geben Sie Ihren Aktivierungsschlüssel ein und geben Sie alle weiteren geforderten Angaben ein. Nach dieser Aktivierung sind sie automatisch eingeloggt.
  • Stellen Sie sicher, dass Ihre Mailadresse mit den Aktivierungsangaben, die Ihr Träger getätigt hat, übereinstimmen.
  • Der Aktivierungscode wird nach einiger Zeit ungültig. Ist dies der Fall, muss der Träger Sie nochmals neu aktivieren.

„Ich habe mein Passwort vergessen!“

  • Klicken Sie den Button „Passwort vergessen“ auf der Anmeldeseite des Berichtswesens an. Sie erhalten per E-mail einen neuen Aktivierungscode, den Sie anschließend direkt in das eingeblendete Fenster eingeben können.

„Kann ich mein Passwort ändern?“

  • Ja, klicken Sie hierfür auf der Startseite unten rechts den Button „Passwort ändern“ an.

„Warum werden zum Teil eingegebene Daten nicht gespeichert?“

  • nach 4 Stunden wird das Programm aus Sicherheitsgründen automatisch beendet („time-out“). Alle Eingaben, die bis dahin nicht gespeichert wurden (Button „Speichern“), werden nicht übernommen.
    Wir empfehlen bei Beendigung der Dokumentation die Button „speichern“ und „abmelden“ anzuklicken. So sind alle bis dahin eingetragenen Daten gespeichert und durch die Abmeldung vom System Ihre Daten für niemanden mehr zugänglich.

Zum Seitenanfang

Pflichtfelder

„Wie kommt man im System weiter, wenn Pflichtfelder noch nicht beantwortet werden können?“

  • Ohne Ausfüllen der Pflichtfelder kann auf der jeweils aktuellen Seite weder gespeichert noch auf die nächste folgende Seite gewechselt werden. Zum Speichern der bis dahin eingegebenen Daten, oder um auf die Startseite zu wechseln klicken sie auf den Button „zurück“, auf der letzten vollständig ausgefüllten Seite ist ein speichern möglich.

Zum Seitenanfang

Fragen zur JaS-Stelle

„Brauche ich getrennte Zugänge, wenn ich als JaS-Fachkraft an zwei Schulen tätig bin?“

  • Ja, denn der Träger muss für jede JaS-Stelle einen eigenen Verwendungsnachweis erstellen. Für einen zweiten Zugang benötigt die JaS-Fachkraft eine zweite E-mail Adresse über die der Träger diese autorisiert.

„Wie wird dokumentiert, wenn zwei Fachkräfte sich eine JaS-Stelle teilen?“

  • Um eine genaue Fallzuständigkeit zu gewährleisten empfehlen wir zwei getrennte Dokumentationszugänge zu erstellen. Das System führt am Jahresende beide Berichte zu einer Stelle zusammen.

„Was ist zu tun bei Stellenwechsel?“

  • Der Träger kann über seinen Zugang zum Berichtswesen einen „Stellenwechsel“ vornehmen, so dass die neue Fachkraft auf die Dokumentation der vorherigen Fachkraft zugreifen kann.
    Grundsätzlich ist bei Stellenwechsel eine Regelung durch den Träger in Hinsicht auf Fallübergabe und Datenschutz zu treffen. Die bis zum Ausscheiden der JaS-Fachkraft dokumentierten statistischen Angaben zu den Einzelfällen, müssen im System bestehen bleiben, da diese Teil des Verwendungsnachweises des Trägers sind. Bis zu diesem Zeitpunkt aktive Fälle sind nicht zu beenden.
    Der Träger muss frühzeitig die Änderung mit den entsprechenden Kontaktdaten der ausscheidenden und der neuen Fachkraft der zuständigen Regierung mitteilen.

Zum Seitenanfang

Anlegen eines Einzelfalls

„Wann wird ein Einzelfall angelegt?“

  • Damit eine fachliche Entscheidung getroffen werden kann, ob ein Einzelfall angelegt wird, sind in der Regel mehrere kurze Gespräche notwendig. Um eine Orientierung diesbezüglich zu geben wird hier der Hinweis auf bis zu 3 Kontakte gegeben. Zu beachten ist, dass nicht jedes neue Gespräch als neuer Einzelfall zur gleichen Person angelegt wird.

„Kann ein Einzelfall angelegt werden, wenn noch keine 3 Gespräche stattgefunden haben?“

  • Der Hinweis auf bis zu 3 Gespräche in der Kontaktphase ist als grobe Orientierung zu verstehen, um zu verhindern, dass jedes sogenannte „Tür- und Angelgespräch“ als Einzelfall gewertet wird.
    Grundsätzlich liegt es in Ihrem pädagogischen Ermessen, ob z.B. schon der erste Kontakt so intensiv ist, dass Sie als Fachkraft bereits zu diesem Zeitpunkt zur Entscheidung kommen, einen Einzelfall anzulegen.

„Wie wird ein Einzelfall angelegt?“

  • Klicken Sie auf der Startseite im Feld „Einzelfallarbeiten“ auf das „Pluszeichen“. Mit Eingabe der ersten Pflichtfelder wird dadurch automatisch ein Stammdatenblatt erstellt.

„Wann wird zur selben Person ein neuer Fall angelegt?“

  • Bei vielen Einzelfällen handelt es sich um Fälle mit sogenannten Multiproblemlagen, die z.T. über mehrere Jahre gehen. Grundsätzlich müssen Sie fachlich entscheiden, ob es sich hier tatsächlich jeweils um einen eigenständigen, neuen Einzelfall zur selben Person handelt, oder der vermeintlich neue Anlass nur eine Folge und Fortführung des eigentlichen Einzelfalls ist.
    Ein neuer Einzelfall wird nur dann zur selben Person angelegt, wenn die Fälle nicht miteinander in Verbindung stehen oder keine Folge daraus sind. Ein Beispiel für einen neuen Einzelfall: Sie hatten in der 5.Klasse einen Schüler als Opfer von Mobbing, der Fall konnte nach entsprechender Zeit erfolgreich abgeschlossen werden. Jetzt ist der Schüler in der 9.Klasse und wird von Ihnen in der Bewerbungsphase unterstützt. Das wäre nun ein neuer Einzelfall, da die beiden Fälle nicht miteinander in Verbindung stehen.

„Muss ich nach dem Jahreswechsel den Fall wieder neu anlegen, wenn dieser weiter geht?“

  • Nein, im neuen Kalenderjahr kann sofort auf alle vorhandenen Fälle zugegriffen werden und die Dokumentation fortgeführt werden. Ein erneutes Anlegen des bereits vorhandenen Falles ist nicht notwendig.

Zum Seitenanfang

Dokumentation von Einzelfällen

„Muss ich jeden Tag die Einzelfälle dokumentieren um das korrekte Datum zu erhalten?“

  • Es empfiehlt sich natürlich, so zeitnah wie möglich die Dokumentation zu erledigen.
    Das Datum „ Erstellt“ wird vom System automatisch generiert, sobald ein Einzelfall angelegt wird. Das Datum kann nicht verändert werden. Das Datum der Erstellung des Einzelfalls ist nur für die JaS-Fachkraft zu sehen und tritt an keiner weiteren Stelle mehr in Erscheinung.
    Das Datum „zuletzt bearbeitet“ wird vom System automatisch generiert, sobald ein Einzelfall bearbeitet wird. Das Datum der letzten Bearbeitung ist relevant bei statistischen Abfragen. Nur die Fälle, deren letztes Bearbeitungsdatum im Zeitraum der abgefragten Statistik liegen, werden in der statistischen Auswertung berücksichtigt.

„Muss zu jedem Gespräch mit einer Person ein neuer Einzelfall angelegt werden?“

  • Nein, nicht jedes Gespräch ist ein neuer Einzelfall zu ein und derselben Person!!! Ein Einzelfall umfasst eine Vielzahl von Gesprächen und kann unter Umständen auch über mehrere Monate, z.T. auch über mehrere Jahre gehen. Bitte dokumentieren Sie hier immer entsprechend zu dieser Person.

„Wie können Gesprächsverläufe dokumentiert werden?“

  • Gesprächsverläufe werden im JaS-Berichtsewsen nicht abgebildet. Bitte nutzen Sie hierfür eine Dokumentationsform außerhalb des Systems.

„Wo kann eine Zusammenfassung des Einzelfalls abgerufen werden?“

  • Wenn das Stammdatenblatt zur Person aufgerufen wird, kann über die PDF-Funktion die Zusammenfassung aller Eingaben zu diesem Fall aufgerufen werden, als PDF-Dokument am eigenen PC abgespeichert und bei Bedarf ausgedruckt werden.

„Warum sind manche Pflichtfelder nur auf wenige Möglichkeiten begrenzt und wo kann ich weitere Punkte dazu dokumentieren?“

  • Hier sind sie fachlich gefordert, sich auf die vordergründigsten, die wichtigsten Merkmale eines Falles im Rahmen der Pflichtfelder zu beschränken. Alle weiteren Punkte müssen Sie bitte in Ihrer persönlichen Dokumentation außerhalb des Systems vermerken.

„Was kann ich tun, wenn ich einzelne Bereiche (Pflichtfelder) erst zu einem späteren Zeitpunkt beantworten kann? Wie gehe ich bei der Dokumentation dann vor?“

  • Die einzelnen Themenfelder im Bereich der „Einzelfallarbeit“ sind auf der rechten Seite angezeigt. Diese können unabhängig voneinander direkt angeklickt werden, so dass einzelne Seiten auch übersprungen werden können. Ohne Ausfüllen der Pflichtfelder kann allerdings auf der jeweils aktuellen Seite weder gespeichert noch auf die nächste folgende Seite gewechselt werden. Zum Speichern der bis dahin eingegebenen Daten, oder um in einen anderen Bereich zu wechseln klicken sie auf den Button „zurück“, auf der letzten vollständig ausgefüllten Seite ist ein speichern oder der Wechsel in einen anderen Bereich möglich.

„Wie dokumentiert man, wenn sich bestimmte Punkte im Laufe der Zeit ändern?“

  • Die statistischen Eingaben können zu jedem Zeitpunkt verändert werden.

„Wann wird ein Fall beendet?“

  • Wenn Sie zur fachlichen Entscheidung kommen, dass das Ziel der Einzelfallhilfe erreicht wurde, so kann der Fall beendet werden.
  • Wenn der junge Mensch den Zuständigkeitsbereich der JaS dauerhaft verlässt, z.B. durch Schulwechsel, ist der Fall zu beenden. Geschieht dies im laufenden Berichtsjahr, so darf der Fall nicht gelöscht werden. (siehe auch Aufbewahrungszeit der Einzelfälle) Ist zu diesem Zeitpunkt das Ziel der Einzelfallhilfe nicht erreicht, so ist der Fall

    beendet, aber die Zielerreichung mit „nein“ zu beantworten.

  • Einzelfälle die aktiv sind werden weder zum kalendarischen Jahreswechsel, noch
    zum Schuljahreswechsel beendet, sondern werden nahtlos weiter dokumentiert.

„Kann ein Fall beendet werden, wenn der junge Mensch den Kontakt abbricht?“

  • Wenn der junge Mensch den Kontakt und somit die Zusammenarbeit mit der JaS-Fachkraft abbricht ist deshalb nicht der Auftrag bzw. die Aufgabe der JaS beendet.
    Der Fall ist zwar passiv, doch Sie als Fachkraft beobachten weiterhin den jungen Menschen, um gegebenenfalls zu einem späteren Zeitpunkt wieder Kontakt herstellen zu können.

„Kann ein Einzelfall wieder aktiviert werden, wenn dieser einmal beendet war?“

  • Ja, klicken Sie dazu den Einzelfall an. Der Einzelfall kann jederzeit durch klicken auf den Button „Erfassung zur erneuten Bearbeitung öffnen“ wieder aktiviert und die entsprechenden Änderungen, die zu diesem Zeitpunkt notwendig sind, in der Statistik vorgenommen werden. Es ändert sich das Datum der „letzten Bearbeitung“, der Fall wird wieder aktiviert und in die aktuelle Statistik aufgenommen.
    Die Pflichtfelder im Rahmen der Einzelfallarbeit können jederzeit verändert werden, auch wenn der Fall bereits abgeschlossen war.

Zum Seitenanfang

Allgemeine Fragen zur Einzelfalldokumentation

„Bis wann müssen Einzelfälle nachgetragen werden?“

  • Die Fälle müssen bis spätestens 20.Januar des jeweiligen Folgejahres nachgetragen sein, damit sie in die Auswertung für das laufende Berichtsjahr mit eingehen können.

„Kann ein Fall per Email an einen anderen JaS´ler weitergeleitet werden, wenn der Schüler z.B. die Schule wechselt?“

  • Nein, diese Funktion gibt es nicht. Sie haben jedoch die Möglichkeit den Einzelfall über die PDF-Funktion im Stammdatenblatt auszudrucken. Grundsätzlich ist bei einer Fallübergabe der Datenschutz einzuhalten.

„Kann ich weitere Dokumente wie z.B. Gutachten zur jeweiligen Person einfügen?“

  • Dokumente zum Fall können nicht eingefügt werden.

„Wo und wie dokumentiert man den Zeitumfang von Gesprächen?“

  • Grundsätzlich werden in der Einzelfalldokumentation keine Zeiten erhoben, d.h. es ist für die spätere landesweite Auswertung nicht erheblich wie viele Gespräche in welchem Zeitumfang mit einem Einzelfall geführt wurden.

„Ich kann das Stammdatenblatt einer „Person“ nicht löschen!“

  • Bevor Sie einen Fall löschen beachten Sie bitte den Punkt: gesetzliche Aufbewahrungspflichten Grundsätzlich sollten Sie genau prüfen ob Sie einen Einzelfall und das Stammdatenblatt wirklich löschen möchten, die Daten sind danach nicht wieder herzustellen. Stammdaten können nur gelöscht werden, wenn kein Einzelfall zu dieser Person mehr vorhanden ist. Sie müssen zunächst im Feld „Einzelfallarbeit“ den Fall löschen, das Stammdatenblatt bleibt bestehen und kann jetzt, wenn notwendig, gelöscht werden.

Zum Seitenanfang

Aufbewahrungszeit der Einzelfälle

„Wie lange müssen die Einzelfälle aufbewahrt werden?“

  • In der Jugendhilfe gibt es eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht von 3 Jahren

„Können beendetet Fälle archiviert werden?“

  • Diese Funktion ist vorgesehen und wird mit einem der nächsten Updates der Software aktiviert.

Zum Seitenanfang

Auswertung – Bericht

„Was wird in einer späteren Auswertung aus den Einzelfällen sichtbar?“

  • Für eine Auswertung der Einzelfälle werden nur die anzuklickenden Pflichtfelder in der Einzelfallarbeit berücksichtigt und als statistische Zusammenfassung der jeweiligen Fragen zusammengefasst.

„Kann die JaS-Fachkraft eigene Auswertungen abfragen?“

  • Über den Button „Statistik“ hat die Fachkraft die Möglichkeit, eigene Zeiträume (z.B. Schuljahr) abzufragen.

„Bis wann müssen alle Daten eingegeben sein?“

  • Der Berichtszeitraum umfasst das Kalenderjahr. Am Ende des jeweiligen Kalenderjahres müssen die bearbeiteten Fälle so weit wie es der bis dahin vorhandene Fallverlauf ermöglicht, eingegeben werden, spätestens jedoch bis zum 20.Januar. Ein Nachtrag oder eine Änderung nach diesem Datum ist für den Berichtszeitraum dann abgeschlossen und nicht mehr möglich. Eingaben nach diesem Zeitpunkt werden dem neuen Berichtsjahr zugeordnet. Die laufenden Einzelfälle müssen hierfür nicht beendet oder neu angelegt werden!

„Müssen nach der Freigabe des Berichts die Stammdaten zum Fall neu eingeben werden?“

  • Nach der Freigabe des Berichts, im neuen Kalenderjahr kann sofort auf alle vorhandenen Fälle zugegriffen werden und die Dokumentation fortgeführt werden. Ein erneutes Anlegen eines bereits vorhandenen Falles ist nicht notwendig.

„Muss zusätzlich noch ein Sachbericht geschrieben werden?“

  • Mit der Dokumentation der Einzelfälle und Projekte über das elektronische Berichtswesen durch die JaS-Fachkraft ist für den Verwendungsnachweis kein zusätzlicher Sachbericht mehr notwendig.

Zum Seitenanfang

Bei weiteren Fragen

„Ich habe technische Probleme, die hier nicht aufgelistet sind“

  • Klicken Sie auf der Startseite auf den Button „Feedback“ und formulieren Sie ihr Problem möglichst konkret. Sie erhalten innerhalb von 24 Stunden eine Antwort per Email vom technischen Support.

„An wen kann ich mich wenden, wenn ich mir aus fachlicher Sicht nicht sicher bin, wie ich einen Einzelfall dokumentieren soll?“

Zum Seitenanfang